司法部、國家檔案局關于發布《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》的通知
（１９８８年３月１８日 （８８）司發公字第０６２號）
各省、自治區、直轄市司法廳（局）、檔案局：
為加強對公證檔案的保管和利用，健全公證機關檔案管理制度，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規規定，以及公證機關辦理公證的實踐，特制定《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》。凡一九八七年以來辦結的公證事項和一九八七年以前尚未立卷歸檔的公證文書材料，均按這兩個“辦法”的規定執行。對于一九八七年以前已立卷歸檔的公證案卷，可不必重新排列裝訂，但須按《公證檔案管理辦法》的規定重新劃分保管期限，待超過保管期限后進行公證檔案鑒定時再行處理。
現將這兩個辦法及說明發給你們，請遵照執行。
附：《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》
公證文書立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條 公證機關的公證文書，是國家的重要專業文書之一，它所形成的檔案，是公證機關進行公證證明活動和當事人從事民事活動的真實記錄，反映了公證機關貫徹執行國家法律、法規和黨的各項方針政策的情況，體現了公證機關的基本職能。
第二條 公證機關必須嚴格按照公證文書材料立卷的要求，認真做好立卷歸檔工作。公證文書的立卷歸檔由承辦人負責，歸檔前由公證事項的主要承辦人負責立卷質量的檢查。
第三條 公證文書材料分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類，按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。同一當事人為同一目的而辦的數項公證，可合并為一卷。跨年度的公證事項，放在辦結年立卷。
第四條 公證機關用以辦理公證的各種證明材料、談話筆錄、往來公文等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發，字體要求整齊、清晰。
第二章 材料的收集、整理和排列順序
第五條 公證機關受理申請后，公證事項的承辦人即開始收集有關的各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調查材料等，著手立卷的準備工作。
第六條 公證事項辦理結束或終止后，由承辦人檢查、整理該公證事項的全部文書材料，進行立卷歸檔工作。要補齊遺漏的證明材料，去掉不必立卷歸檔的材料。
第七條 檔案中內容相同的文書材料一般只存一份，重份的材料一律剔除，但有領導同志批示的除外。為備日后查考，可根據需要將多余的公證書保留一至三份夾在已裝訂好的卷內。
第八條 具有下列情況之一的文書材料，不必立卷歸檔：
１．辦理公證之前有關詢問如何辦理公證的信件、電文、電話記錄、談話筆錄以及復函等；
２．沒有參考價值的信封；
３．其他公證處委托代查的有關證明材料的草稿；
４．未經簽發的文電草稿、歷次修改草稿（定稿除外）；
５．不屬于公證業務范圍的人民來信等。
第九條 對不能附卷歸檔的實物證據，可將其照片及證物的名稱、數量、重量、規格、特征、保管處所、質量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。
第十條 公證案卷的排列順序應為：
１．卷宗封面；
２．卷內目錄；
３．公證書正文；
４．公證書簽發稿；
５．公證書譯文；
６．公證申請表；
７．當事人的身份證明；
８．當事人提供的有關證明材料；
９．當事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等；
１０．接待當事人的談話筆錄；
１１．公證處審查、調查所取得的證明材料；
１２．其他有關材料；
１３．公證員承辦公證事項的報批表；
１４．公證書發送回證；
１５．公證費收據或減免收費的申請與領導審批意見；
１６．備考表；
１７．附件袋；
１８．卷底。
第十一條 終止公證事項的案卷，應按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。
第三章 立卷編目和裝訂
第十二條 公證書材料一律使用阿拉伯數字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角。
第十三條 按卷內公證文書材料排列順序逐項登記好卷內目錄，要求將每件文書材料的題名、承辦人姓名、年月日填寫清楚，并標明起止頁號。不能隨意更改和簡化文書材料的題名，沒有題名的應擬寫題名。
第十四條 有關卷內文書材料的說明，應逐項填寫在備考表內，并填寫立卷人、檢查人姓名和立卷時間。
第十五條 卷宗封面所列項目要用鋼筆或毛筆逐項填寫清楚，案卷題名要簡明、確切地反映卷內文書材料內容，其中辦結日期為出具公證書的日期。
第十六條 公證檔案裝訂前要進一步整理。對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。
第十七條 卷宗一律使用棉線繩，三眼或五眼訂牢。線繩要打成活結，在活結處貼上公證處封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人名章。
第四章 歸檔
第十八條 公證文書材料應在辦結后三個月內整理歸檔，并由公證事項的承辦人根據《公證檔案管理辦法》的規定提出保管期限的意見，向檔案室移交，辦理移交手續。
涉及國家機密和個人隱私的公證事項均列為密卷，在歸檔時應在檔案右上角加蓋密卷章。
第十九條 檔案管理人員要對移交的檔案進行嚴格檢查，凡不符合立卷規定要求的，一律退還給立卷人，重新整理。
第二十條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等逐盤登記造冊歸檔。
第五章 附則
第二十一條 各省、自治區、直轄市司法廳（局）可根據本省（區、市）的情況，制定補充辦法。
公證檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強公證檔案的科學管理，統一公證檔案管理工作制度，根據國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》和《關于機關檔案保管期限的規定》以及公證機關的實際情況，制定本辦法。
第二條 公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機關的重要任務。
第三條 公證檔案必須由公證處集中統一管理，并由專人負責。
第二章 管理體制和人員配備
第四條 公證處應當配備專職或兼職檔案管理人員，根據條件逐步設立檔案機構。
第五條 公證處的檔案工作受同級和上級司法行政機關檔案機構指導，業務上受同級地方檔案行政管理部門的指導和監督。
第六條 公證檔案管理人員應由堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀、熱愛公證檔案工作，具有高中以上文化程度和一定專業知識的人員擔任。公證檔案管理人員應保持相對穩定。
第七條 公證檔案管理人員的任務是：
（一）收集、整理、保管和統計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，
并開展檔案利用工作；
（二）指導、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；
（三）進行檔案鑒定；
（四）接受司法行政機關和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查，
定期匯報檔案工作情況；
（五）收集與公證業務有關的資料；
（六）完成領導交辦的有關檔案工作的其他任務。
第三章 檔案的接收和整理
第八條 接收檔案時，檔案管理人員應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質量，對符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續。
第九條 對接收的公證檔案，按國內的民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號、填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿。以密卷保存的檔案，應單獨編號歸檔。
第十條 在編號、登記后的檔案封面的左上角應蓋上“歸檔”章，以區別未編號、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進專門的檔案柜保管。
第四章 檔案的借調與查閱
第十一條 公證機關應嚴格執行保密制度，建設公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的批準和登記手續，并限定借閱期限。在限期內因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續。
第十二條 本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續后，可以借閱公證檔案。
第十三條 同級或上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。
第十四條 人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，應經同級司法行政機關批準。借出時要交點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。 借出的檔案不得轉借其他單位或人員使用。
第十五條 除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人一般不得借調和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經同級司法行政機關批準。
第十六條 律師因訴訟代理的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明，及當事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經公證處主任或副主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當事人談話筆錄。
第十七條 凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不得借調和查閱。特殊情況必須查閱的，須經當事人同意后，由公證處報同級司法行政機關批準。
第十八條 凡經批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容。
第十九條 對查閱或借出的公證檔案，要及時催還。還回時如發現案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應立即向本處領導匯報并及時追查。
第二十條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守國家機密和當事人的秘密。不得超越制度向任何人提供檔案或擴大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內容。
第五章 檔案的保管期限
第二十一條 公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。
凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管。
凡屬于在相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。
凡屬于在較短的時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為二十年。
第二十二條 公證檔案的保管期限，從公證事項辦結或終止后的下一年起算。
第二十三條 下列公證檔案，列為永久保管：
１．收養證明；
２．解除收養證明；
３．出生證明、死亡證明；
４．結婚證明、離婚證明；
５．親屬關系證明；
６．繼承權證明；
７．有關財產轉移方面的聲明書證明；
８．贈與證明；
９．房屋買賣證明；
１０．析產證明、產權證明；
１１．遺囑證明；
１２．學歷證明；
１３．提存證明；
１４．宅基地使用權證明；
１５．商標注冊證明；
１６．公司章程證明；
１７．涉及到不動產的證據保全證明。
第二十四條 下列公證檔案，列為長期保管：
１．受過或未受刑事處分證明；
２．職稱證明；
３．國籍證明；
４．營業證書證明；
５．抵押、擔保證明；
６．招標投標證明；
７．聯營協議證明；
８．中外合資、外資企業的合同證明；
９．申請專利的有關證明；
１０．勞務合同證明；
１１．清點遺產證明；
１２．證據保全證明；
１３．房屋租賃證明；
１４．涉及到不動產的副本、節本、譯本、影印本與原本相符證明；
１５．履行期在十六年以上的農林牧副漁各業承包合同證明；
１６．履行期在十六年以上的其他合同證明；
１７．用于訴訟的有關證明。
第二十五條 下列公證檔案，列為短期保管：
１．生存證明、健康證明；
２．定居證明；
３．未婚證明、無配偶證明；
４．委托書、委任書證明；
５．援外人員勞動保險證明；
６．副本、節本、譯本、影印本與原本相符證明；
７．現場監督證明；
８．商品成分證明；
９．技術標準證明；
１０．企業承包、租賃證明；
１１．生產經營責任制證明；
１２．執行許可證明；
１３．保管遺囑或其他文件證明；
１４．履行期在十五年以下的農林牧副漁各業承包合同證明；
１５．其他履行期在十五年以下的合同證明。
第二十六條 凡終止的公證事項所形成的檔案，列為短期保管。
第二十七條 公證處復查公證事項所形成的文書材料，應與原公證檔案合并保管；由司法行政機關復查的，應將其復查結論存入原公證檔案內，其保管期限均與原公證檔案相同。復查后作出撤銷公證書決定的，其公證檔案與復查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限的起算時間開始計算。
第二十八條 公證處總登記簿冊列為永久保管。
第二十九條 對于未規定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規定提出保管期限的意見，并報上級司法行政機關批準后執行。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第三十條 對于超過保管期限的檔案應定期進行鑒定，鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進行。
第三十一條 經鑒定，對仍有保存價值的案卷，應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應進行登記造冊，連同銷毀報告一并報同級司法行政機關，經書面批準后予以銷毀。
第三十二條 被批準銷毀的公證檔案，應將公證書留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報告的批件、檔案銷毀清冊一起，劃為永久保管。
第三十三條 為防止遺失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字。
第七章 檔案的統計和移交
第三十四條 公證處應建立公證檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按規定向有關上級機關和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統計表。
第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關檢索工具、參考資料，一并向同級地方檔案館移交。對移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。
第三十六條 公證處設置變更時，應對公證檔案進行清理，并按下列辦法處理：
（一）撤銷的公證處的檔案，應向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關代管；
（二）一個公證處劃分為幾個公證處的，其公證檔案由一個公證處代管或向同級地方檔案館移交；
（三）幾個公證處合并為一個公證處的，各個公證處的檔案應移交給合并后的公證處，或分別向同級地方檔案館移交；
（四）公證處撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證處繼續辦理，并作為新的公證處的檔案加以保存；
（五）一個公證處的部分業務劃給另一個公證處的，其檔案不得移交。接受業務的公證處因工作需要，可以借閱或復制。
第八章 檔案的保管和防護
第三十七條 公證檔案應堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內要保持清潔、整齊、通風。要購置必要的檔案柜、消防器材、去濕機、空調機等設備，并逐步采用先進技術，提高檔案的管理水平。
第三十八條 檔案室要專用，不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案室周圍存放易燃物。
第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，并根據保管期限定期復制。
第四十條 檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現案卷丟失的，應立即向領導匯報，并積極查找。
第四十一條 檔案人員調動工作的，應在離職前做檔案移交工作，辦理交接手續。
第九章 附則
第四十二條 各省、自治區、直轄市司法廳（局）可根據本省（區、市）的情況，制定補充辦法。