廣州市人力資源和社會保障局 廣州市財政局 廣州市檔案局關(guān)于印發(fā)《廣州市失業(yè)人員人事檔案管理辦法》的通知
廣州市人力資源和社會保障局 廣州市財政局 廣州市檔案局 關(guān)于印發(fā)《廣州市失業(yè)人員人事檔案管理辦法》的通知
各區(qū)人力資源和社會保障局（廣州開發(fā)區(qū)勞動和社會保障局）、財政局、檔案局，各有關(guān)單位：
為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）有關(guān)規(guī)定，做好廣州市失業(yè)人員人事檔案管理工作，提高檔案科學管理水平，現(xiàn)將《廣州市失業(yè)人員人事檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
廣州市人力資源和社會保障局
廣州市財政局
廣州市檔案局
2016年3月31日
（承辦單位：市就業(yè)中心，聯(lián)系電話：83811065）
廣州市失業(yè)人員人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為做好廣州市失業(yè)人員人事檔案管理工作，提高檔案科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為失業(yè)人員服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《干部檔案工作條例》、《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門〈關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知〉》（人社部發(fā)〔2014〕90號）、《廣州市就業(yè)失業(yè)登記辦法》（穗人社發(fā)〔2013〕80號）等規(guī)定，結(jié)合我市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱失業(yè)人員，是指本市戶籍人員在法定勞動年齡內(nèi)，有勞動能力，處于無業(yè)狀態(tài)的人員。
第三條 本辦法所稱失業(yè)人員人事檔案，是指本市戶籍失業(yè)人員辦理失業(yè)登記后委托其戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)免費保管，包括其在工作、學習、生活中直接形成有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的人事檔案。
第二章 機構(gòu)和職責
第四條 失業(yè)人員人事檔案管理實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級檔案行政管理部門監(jiān)督。市、區(qū)財政部門負責資金的籌集、管理及監(jiān)督工作。各區(qū)人力資源社會保障部門負責本辦法組織實施。市勞動就業(yè)服務(wù)管理中心負責協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本市失業(yè)人員人事檔案管理工作。各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)負責轄區(qū)內(nèi)的失業(yè)人員人事檔案管理工作。
第五條 市、區(qū)兩級財政應(yīng)將失業(yè)人員人事檔案管理相關(guān)經(jīng)費列入同級財政預(yù)算。
第六條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)主要職責：
（一）檔案接收和轉(zhuǎn)遞；
（二）檔案材料的收集、鑒別和歸檔；
（三）檔案的整理和保管；
（四）為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查詢（借閱）服務(wù)；
（五）依據(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明，為相關(guān)單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務(wù)；
（六）維護檔案的完整與安全，做好保密和保護工作；
（七）定期進行檔案的清點和核查工作，對檔案的接收、轉(zhuǎn)移、保管數(shù)量及利用情況進行統(tǒng)計。
第七條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)配備政治素質(zhì)過硬、專業(yè)嫻熟、數(shù)量適宜的中共黨員專職負責檔案管理工作。檔案管理專職人員必須認真執(zhí)行有關(guān)法律規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
第三章 檔案的管理范圍
第八條 失業(yè)人員辦理失業(yè)登記后，可將人事檔案委托其戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)免費保管。
第九條 已委托公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的失業(yè)人員以自主創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)形式實現(xiàn)就業(yè)，或到其他不具有人事檔案管理條件的用人單位就業(yè)的，其人事檔案可繼續(xù)委托戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管。
具有人事檔案管理條件的單位是指國家機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)。
第十條 已委托保管檔案的失業(yè)人員出現(xiàn)以下情況的，其人事檔案不再由公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管。
（一）失業(yè)人員到具有人事檔案管理條件的用人單位就業(yè)的；
（二）失業(yè)人員到達法定退休年齡且領(lǐng)取基本養(yǎng)老保險待遇的；
（三）失業(yè)人員達到法定退休年齡且不符合享受基本養(yǎng)老保險待遇條件超過5年的；
（四）失業(yè)人員在其失業(yè)期間死亡的；
（五）失業(yè)人員出國（出境）不歸、失蹤或逃亡超過5年的。
第十一條 不具有人事檔案管理條件的用人單位不得保管人事檔案；嚴禁個人保管本人或他人檔案。
第四章 檔案接收和轉(zhuǎn)遞
第十二條 檔案的接收。
（一）失業(yè)人員委托其戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的，須辦理檔案委托保管手續(xù)，簽訂檔案保管協(xié)議書，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
（二）用人單位與失業(yè)人員解除勞動關(guān)系后30日內(nèi)將其人事檔案轉(zhuǎn)移至失業(yè)登記所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)，轉(zhuǎn)移檔案需提交以下材料：
1.失業(yè)人員有效身份證以及戶口簿原件及復(fù)印件；
2.失業(yè)人員有效的《就業(yè)創(chuàng)業(yè)證》（或《就業(yè)失業(yè)登記證》）；
3.解除（終止）勞動關(guān)系等有效文書原件；
4.《失業(yè)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（附件）；
5.失業(yè)人員的人事檔案（檔案袋內(nèi)附檔案目錄清單），檔案袋須密封并加蓋單位公章（騎縫）。
（三）各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)接收檔案時，需對檔案的數(shù)量和內(nèi)容進行清點核對，核對無誤的辦理接收手續(xù)并進行登記。如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料沒有密封，或者材料不齊全、不清楚的，應(yīng)要求原檔案保管單位補齊資料并密封好，加蓋單位公章（騎縫），經(jīng)審查無誤后再辦理接收手續(xù)。
第十三條 檔案的轉(zhuǎn)出。
（一）已委托公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的失業(yè)人員到具有人事檔案管理條件的用人單位就業(yè)的，用人單位應(yīng)在辦理就業(yè)登記后30日內(nèi)，由專人攜帶《廣州市就業(yè)登記表（用人單位）》、用人單位調(diào)檔函及提檔人身份證，到該失業(yè)人員戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)提取其人事檔案。
（二）已委托公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的失業(yè)人員需委托除公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)外的具有人事檔案保管資質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)保管檔案的，由檔案接收機構(gòu)派專人攜帶《廣州市就業(yè)登記表（用人單位）》、失業(yè)人員委托保管人事檔案的證明材料、檔案接收機構(gòu)的調(diào)檔函及提檔人身份證，到該失業(yè)人員戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)提取其人事檔案。
（三）各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)轉(zhuǎn)出檔案時，應(yīng)對照檔案目錄清單進行核查，核查無誤后將檔案密封并加蓋業(yè)務(wù)用章（騎縫）。
（四）對逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
第十四條 已委托公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的失業(yè)人員到達法定退休年齡，符合按月領(lǐng)取基本養(yǎng)老保險待遇的，在社保經(jīng)辦機構(gòu)核發(fā)待遇后，由公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)負責將其檔案按有關(guān)規(guī)定移交至同級退休人員管理服務(wù)機構(gòu)。
第十五條 已委托公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管檔案的失業(yè)人員在其失業(yè)期間出現(xiàn)死亡的，以及出國（出境）不歸、失蹤或逃亡的或達到法定退休年齡且不符合享受基本養(yǎng)老保險待遇條件的，其人事檔案由公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管五年后，公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)可以與同級檔案管理部門商定代存事宜。
第五章 檔案的保管與保護
第十六條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)參照《干部檔案整理工作細則》有關(guān)規(guī)定，認真做好失業(yè)人員人事檔案材料的整理工作。防止丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造失業(yè)人員人事檔案材料。
第十七條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)接收失業(yè)人員人事檔案后，應(yīng)及時對檔案進行整理入庫，建立失業(yè)人員人事檔案管理臺賬。
第十八條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)使用全市統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)開展失業(yè)人員人事檔案管理工作。失業(yè)人員人事檔案基本信息、檔案目錄以及接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、利用等情況均須及時錄入信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化和科學化。
第十九條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)每半年作一次全面安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，嚴防失密、失竊、損毀等檔案安全事故發(fā)生。
第二十條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)具備管理失業(yè)人員人事檔案的物質(zhì)條件，參照《干部檔案整理工作細則》規(guī)定建立專用檔案庫房。
（一）檔案庫房要配備包括防火防盜門窗、空調(diào)、除濕、消防、專用密集架或鐵質(zhì)檔案柜、計算機、復(fù)印機、掃描儀、打印機、檔案消毒柜等符合檔案管理要求的設(shè)施設(shè)備。
（二）做好檔案庫房的防火、防光、防塵、防鼠、防潮、防盜、防蟲、防高溫、防污染等措施。保持庫房的清潔，庫房溫度保持14－24℃、相對濕度保持45－65%。每月對庫房設(shè)施和安全措施進行檢查，如發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時處理。
（三）要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)三室分開。
第六章 檔案的利用
第二十一條 查閱失業(yè)人員人事檔案需辦理申請手續(xù)。查閱單位應(yīng)派中共黨員或檔案專職人員向保管該失業(yè)人員人事檔案的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)提出申請，提供單位介紹信（介紹信應(yīng)申明查閱理由）和查閱人身份證，并填寫《查閱失業(yè)人員人事檔案申請表》。公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)對查閱檔案情況進行嚴格審核。
第二十二條 失業(yè)人員人事檔案借用。
（一）失業(yè)人員人事檔案一般不得外借。如確因需要借出使用，檔案借用單位須先征得失業(yè)人員同意后（國家機關(guān)部門因執(zhí)行公務(wù)除外），派中共黨員或檔案專職人員向保管該失業(yè)人員人事檔案的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)提出申請，填寫《借用失業(yè)人員人事檔案申請表》，并提交以下材料：
1.失業(yè)人員有效身份證復(fù)印件；
2.失業(yè)人員同意借出人事檔案的授權(quán)書（或證明材料）；
3.單位借用檔案書面申請（蓋單位公章）；
4.經(jīng)辦人有效身份證原件及復(fù)印件。
（二）公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)對借用申請必須嚴格履行審核手續(xù)。檔案借用單位應(yīng)在借出約定時間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；借出檔案逾期不歸還的，視同為本法第二十七條第一項以及第四項的行為，并按本法第二十七條依法處理。
第二十三條 任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
第二十四條 查閱、借用檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。因需要從檔案中取證的，必須經(jīng)保管檔案的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)審核批準后才能復(fù)制。
第二十五條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)做好檔案利用情況登記，對查閱或借用歸還的檔案進行詳細檢查，以保證檔案的完整和安全。
第七章 附則
第二十六條 各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)要嚴格按照《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源社會保障部、國家檔案局令第30號）和《中共中央組織部關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號）的有關(guān)要求，承擔起業(yè)務(wù)把關(guān)責任，在檔案和材料接收、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)，嚴格制度、全程把關(guān)、不留死角。
第二十七條 有關(guān)單位及其工作人員，有下列行為之一的，由黨委組織部門和政府人力資源社會保障部門嚴肅查處，視情節(jié)輕重，給予批評教育或黨紀、政紀處分；觸犯法律的，依法追究法律責任：
（一）擅自保管失業(yè)人員人事檔案的；
（二）擅自剪裁、抽取、撤換、破壞或偽造檔案材料的；
（三）擅自涂改、圈劃、復(fù)制、向外公布、泄露檔案內(nèi)容的；
（四）在失業(yè)人員人事檔案的接收、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中，造成其他嚴重后果的。
第二十八條 本辦法自印發(fā)之日起實施，有效期5年。相關(guān)法律政策依據(jù)變化或有效期屆滿根據(jù)實施情況依法評估修訂。
附件
